Požadavky na získání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Dle nařízení GDPR se mění požadavky na získání souhlasu se zpracováním osobních údajů. V případě souhlasu se musí jednat o jednoznačný projev vůle, souhlas musí být poskytnut svobodně a subjekt údajů musí být dostatečně informovaný.

 

V první řadě správce údajů musí řádně vyhodnotit, zda ke zpracování osobních údajů souhlas potřebuje nebo zda může osobní údaje zpracovávat  na základě jiných právních důvodů.

Pakliže je souhlas se zpracováním osobních údajů nutný, musí být splněna řada předepsaných náležitostí. Již jsme se zmínili, že souhlas musí být poskytnut svobodně a nesmí být ničím podmíněn. Subjekt údajů musí být informován o účelu zpracování jeho osobních údajů, o typech zpracovávaných údajů a o délce zpracovávání údajů. Správce musí poskytnout informace o totožnosti a kontaktních údajích správce a případného pověřence pro ochranu osobních údajů, je-li jmenován.

Subjekt údajů musí být také informován, kdo má k jeho osobním údajům přístup včetně všech zpracovatelů. Jestliže správce poskytuje osobní údaje do zahraničí, i o tom musí být subjekt údajů předem informován. Subjekt údajů by měl být informován i o tom, že bude docházet k automatickému rozhodování a profilování. Mezi základní práva subjektu údajů patří přístup k osobním údajům zpracovávaných správcem, právo na opravu a právo na výmaz případně právo na omezení zpracování. Subjekt údajů má také právo na přenositelnost údajů.

V případě nejasností týkajících se udělování souhlasu se zpracování osobních údajů ať už ze strany správce nebo ze strany subjektu údajů se můžete poradit s proškolenými pracovníky v otázkách GDPR ze společnosti ANERI s.r.o.

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/nase-sluzby/

http://dataosobni.cz/

Vztah správce a zpracovatele při zpracování osobních údajů

Při některých úkonech zpracování osobních úkonů může správce využít služeb jiného subjektu -  zpracovatele. Správce by měl vždy využívat služeb takového zpracovatele, který je schopen poskytnout dostatečné záruky technických a organizačních opatření, tak aby byla zajištěna ochrana zpracovávaných osobních údajů a práva subjektu údajů.

Zpracovatel v rámci činnosti pro správce může provádět pouze takové zpracovatelské operace, kterými jej správce pověřil, nebo vyplývají z činnosti, pro kterou byl zpracovatel správcem pověřen.

Vztah mezi správcem a zpracovatelem osobních údajů musí být ošetřen smluvně. Smlouva musí obsahovat dobu trvání zpracovávání osobních údajů, předmět a účel zpracování, typ osobních údajů a povinnosti a práva správce i zpracovatele.

Uzavřením smlouvy se zpracovatelem se správce nezbavuje odpovědnosti za zpracování osobních údajů.

V případě porušení zabezpečení osobních údajů musí správce nahlásit na ÚOOÚ do 72 hodin od okamžiku zjištění možnost rizika pro subjekt údajů. Kdežto zpracovatel je povinen porušení neprodleně nahlásit správci a ne na ÚOOÚ.

Každý správce i zpracovatel osobních údajů by měl mít jasno o svých právech a povinnostech. Určitě se vyplatí požádat o radu zkušené odborníky. Jak nakládat s osobními údaji a zajistit smluvní vztah mezi správcem a zpracovatelem poradí proškolení pracovníci ze společnosti ANERI s.r.o. v Liberci.

http://dataosobni.cz/2018/11/22/vztah-spravce-a-zpracovatele-pri-zpracovani-osobnich-udaju/

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/reseni/

Zabezpečení elektronických dokumentů s osobními údaji

Osobní údaje v počítačích a ostatních elektronických zařízeních musí být zabezpečeny tak, aby byl k těmto datům znemožněn přístup neoprávněným osobám.

 

Přístup k osobním údajům v počítači může mít vždy pouze pracovník pověřený s danými údaji pracovat. Přístup k údajům by měl být zabezpečen na základě správně zvoleného hesla. U velkých a složitých systémů je nutné zajistit elektronické záznamy, které umožní ověřit, kdo a kdy data s osobními údaji užíval.

Zabezpečení dat s osobními údaji musí být zajištěno i při jejich převážení. Např. nenechávat počítače či datové nosiče bez dozoru v autě.

Osobní údaje je nutné chránit i při jejich zasílání elektronickou poštou. Doporučuje se soubory s větším množstvím dat s osobními údaji nebo s citlivými osobními údaji zasílat šifrované.

Posílání prostých e-mailů používaných v běžné komunikaci s obchodním partnerem není dle vyjádření ÚOOÚ porušením zákona.

Pokud si nevíte rady s řešením ochrany osobních údajů dle nařízení GDPR ve vaší firmě, poraďte se ve společnosti ANERI s.r.o. v Liberci.

http://dataosobni.cz/2018/10/19/zabezpeceni-elektronickych-dokumentu-s-osobnimi-udaji/

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/nase-sluzby/

Vyžadování souhlasu se zpracováním osobních údajů

Mnozí správci osobních údajů požadují souhlas se zpracováním osobních údajů i v případě, kdy tento souhlas vůbec nepotřebují.

 

Špatné pochopení či nedbalé prostudování obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) vede k nadbytečnému vyžadování souhlasu se zpracováním osobních údajů. Mnozí správci a zpracovatelé požadují po svých zaměstnancích či klientech souhlas se zpracováním osobních údajů, přestože k tomuto zpracování mají jiný právní důvod. Právním důvodem je zpracování na základě zákona, smlouvy a dalších právních důvodů. V těchto případech je žádost o souhlas se zpracováním osobních údajů nejen zbytečná, ale může být pro subjekt údajů také obtěžující a je v rozporu s obecným nařízením. Zejména kvůli zbytečně vyžadovaným souhlasům se zpracováním osobních se plní e-mailové schránky lidí.

I v případě souhlasu se zpracováním osobních údajů musí správce i zpracovatel dodržovat veškerá stanovená pravidla. Osobní údaje lze i v tomto případě zpracovávat pouze za účelem, pro který byl souhlas udělen. V žádném případě není možné se souhlasy obchodovat.

Přesně porozumět textu obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) může být pro lajka složité. Menším a středním firmám a organizacím se určitě vyplatí využít zkušeností odborných firem nabízejících pomoc při zavádění GDPR. Jednou z takovýchto firem je společnost ANERI s.r.o. z Liberce. Odborně proškolení a certifikovaní pracovníci společnosti ANERI pomohou se zavedením potřebných opatření a zajistí průběžnou kontrolu plnění nařízení GDPR.

http://dataosobni.cz/2018/09/20/vyzadovani-souhlasu-se-zpracovanim-osobnich-udaju/

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/nase-sluzby/

Každá firma zpracovávající osobní údaje by měla mít interní směrnice pro GDPR

Pokud hledáte na internetu vzorové interní směrnice pro GDPR, těžko najdete takovou, která bude odpovídat přesně vašim potřebám. Každá firma je jiná a jinak nakládá s osobními údaji.

 

Základem je udělat si jasno (nejlépe sepsat), jaká data jsou shromažďována, jak jsou chráněna a kdo k nim má přístup a kdo odpovídá za veškeré související procesy. Až budete směrnici sepisovat, nezapomeňte uvést: Podle jakého zákona (nařízení) je tvořena, od kdy je směrnice platná, jak se nakládá s daty s osobními údaji ve vaší firmě (jak jsou data pořizována, zpracovávána a ukládána). Důležité je uvést způsob ochrany a zabezpečení dat jak elektronických, tak tištěných. Směrnice by také měla obsahovat zásady bezpečnostních principů pro práci s daty. Určitě nesmíte zapomenout určit odpovědné osoby, osoby, které s daty nakládají a zpracovávají je včetně osob i firem externích, které na základě smlouvy pro vás data s osobními údaji zpracovávají. Každá směrnice také musí obsahovat ustanovení, kdo směrnici vydává a schvaluje.

Je pochopitelné, že pro mnohé menší a středně velké firmy je časově náročné podrobně studovat veškeré náležitosti související s GDPR. Takovýmto firmám se určitě vyplatí poradit se s odborníky a vyřešit otázku GDPR bez zbytečných starostí. Mezi společnosti, které nabízej pomoc nejen s vytvořením vnitrofiremních směrnic, ale i s kompletním zavedením GDPR ve firmách patří společnost ANERI s.r.o. z Liberce.

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/nase-sluzby/

http://dataosobni.cz/2018/08/16/kazda-firma-zpracovavajici-osobni-udaje-by-mela-mit-interni-smernice-pro-gdpr/

Jak správně řešit GDPR nařízení

Ptáte se co je GDPR nařízení? V květnu 2018 vstoupilo v platnost nové nařízení o ochraně osobních údajů, které je v celé EU známé jako GDPR (General Data Protection Regulation). Mezi firmami, a to nejen v ČR, se vyskytují takové, které jsou už zodpovědně připravené. Pak je malá skupina těch, jež vlastně GDPR neřeší. A zbytek se nařízení skrývajících se pod tou záhadnou zkratkou GDPR obává. Možné sankce jsou skutečně vysoké a mohou se vyšplhat až ke 20 000 000 EUR či 4 % ročního obratu firmy. Místo toho, kolik by v případě porušení musely zaplatit, by se však firmy měly starat raději o to, jak se chovat podle nového GDPR nařízení.

Jaký má GDPR nařízení vlastně smysl?

EU si GDPR nařízení nevymyslela pro nic za nic. V době, kdy jsou internet a chytrá zařízení čím dál důležitější součástí našich životů, se také čím dál více pracuje s daty. A jelikož osobní informace jsou to nejcennější, co máme, měly by být určitým způsobem chráněny.

Účelem GDPR je tedy umožnit lidem kontrolu toho, jaká data o nich kdo skladuje. Díky GDPR budou mít ke všemu přístup, získají právo požadovat úpravu dat či jejich vymazání. Dokonce budou mít možnost vznést námitku proti automatizovanému zpracovávání osobních informací, což je třeba případ různých marketingových kampaní.

Co to pro vás znamená?

Nejdříve je potřeba zjistit, zda se vás GDPR nařízení týká. Pak byste si měli zařídit datový audit, revizi smluv atd. Měli byste zařídit proškolení všech zaměstnanců a domluvit se s dalšími lidmi, kteří s daty pracují – pokud například ukládáte informace do cloudu, týká se to i poskytovatele cloudového úložiště. Každá firma by rovněž měla mít svého DPO (pověřence pro ochranu osobních údajů), který bude zodpovědný za implementaci GDPR a sledování, zda se chováte v souladu s nařízeními. A když to neuděláte? Pokuty jsou vysoké, EU hrozí až 20 miliony eur. Nemusíte si z toho ovšem dělat těžkou hlavu, vždyť ve vaší situaci jsou hromady firem všude kolem vás. Důležité je nepodcenit přípravu. Domluvte si už teď konzultace ke GDPR a začněte vše řešit.

 

Jak získat e-mail na zasílání newsletterů podle GDPR?

Abychom mohli zasílat prostřednictvím e-mailu newslettery, potřebujeme mít právní důvod ke zpracování e-mailu jako osobního údaje.

 

Jestliže zasíláme newsletter našemu zákazníkovi, se kterým máme obchodní vztah, a nabízíme mu související produkty, jedná se o zákonný důvod k zasílání newsletterů. Pokud ale jiný zákonný důvod nemáme, musíme mít souhlas.

Je důležité si uvědomit, že souhlas musí být dobrovolný a musí obsahovat informace, které osobní údaje jsou shromažďovány, kdo je zpracovává a za jakým účelem a po jak dlouhou dobu. Subjekt údajů (člověk, jehož osobní údaje jsou zpracovávány) musí být také informován o svých právech.

Dobrovolný souhlas znamená, že poskytnutí služby nesmí být podmíněno souhlasem se zasíláním newsletterů. Stejně platí, že za neposkytnutí souhlasu nesmí být subjekt údajů trestán. Ale platí, že za poskytnutí souhlasu může být subjekt údajů odměněn. Právě toho lze v marketingové praxi využít. Například: nabízím e-book za peníze, ale při poskytnutí e-mailu pro zasílání newsletterů je e-book zdarma. Nebo: nabízím slevu na příští nákup, pokud bude poskytnut e-mail pro zasílání newsletterů. Způsobů, jak získat dobrovolný souhlas za odměnu, je určitě mnoho. Pozor ale na tenkou hranici mezi odměnou a podmíněním souhlasu.

Pokud si nevíte rady, jakým způsobem získat souhlas k zasílání newsletterů, poraďte ve společnosti ANERI s.r.o. Marketingoví odborníci agentury ANERI jsou proškoleni v otázkách GDPR, a tak i vám určitě pomohou najít zákonný způsob, jak získat souhlas k zasílání newsletterů.

http://dataosobni.cz/povinnosti/

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/2018/07/18/jak-ziskat-e-mail-na-zasilani-newsletteru-podle-gdpr/

Jak je to s osobními údaji vedenými ve veřejných rejstřících přístupných na internetu?

Na internetu lze v dostupných veřejných rejstřících najít řadu osobních údajů. Každé zpracování osobních údajů však musí mít podle nařízení GDPR určitý právní základ. Osobní údaje uvedené na internetu například v obchodním rejstříku nebo v katastru nemovitostí jsou zveřejněné ze zákonných důvodů – plnění právní povinnosti.

Zákonem stanovená veřejnost určitého rejstříku však neznamená, že v takovémto rejstříku zveřejněné osobní údaje lze dále neomezeně zpracovávat či distribuovat.

Pro každé zpracování osobních údajů musí mít správce podle nařízení GDPR určitý právní důvod. S osobními údaji povinně zveřejněnými ve veřejně přístupných rejstřících nelze jen tak nakládat. Veřejnost osobních údajů sama o sobě totiž neznamená možnost jejich dalšího neomezeného zpracovávání.

Problematika GDPR je velmi obsáhlá a implementace všech nových nařízení do firemních pravidel je pro řadu firem složitý proces. V případě nejasností se určitě vyplatí poradit s odborníky.

http://dataosobni.cz/reseni/

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/2018/06/26/jak-je-to-s-osobnimi-udaji-vedenymi-ve-verejnych-rejstricich-pristupnych-na-internetu/

Ptáte se jak se vás dotýká nové GDPR nařízení?

Již v květnu 2018 začalo platit nařízení Evropského parlamentu a Rady o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a volném pohybu těchto údajů – zkráceně GDPR nařízení, česky potom ONOOÚ. Tato směrnice přinesla nová práva a povinnosti při práci s daty o občanech EU. Je to tím pádem žhavé téma, které se týká velkého množství subjektů – téměř všech podnikatelů, firem a organizací, včetně veřejného sektoru. Seriozní organizace museli mít do května 2018 hotovou implementaci GDPR a ideálně i nezávislý GDPR audit.

Jak se GDPR dotklo firem?

Poměrně zásadním způsobem. Ve společnostech by měl být jmenován tzv. pověřenec dohlížející na ochranu osobních údajů. To však není jediná povinnost. Důležité je také zavedení nejrůznějších kodexů souvisejících s touto tématikou, včetně nových procesů a systémů. GDPR nařízení je zkrátka nevyhnutelnou zátěží, kterou musí pod pohrůžkou poměrně vysoké finanční sankce dodržovat skutečně každý. Zanedbání ochrany osobních údajů se může stát dokonce trestným činem.

Nařízení GDPR česky a s komentářem

Asociace za lepší ICT řešení připravila pro všechny firmy a podnikatele on-line verzi nového zákona o ochraně osobních údajů GDPR česky, včetně komentářů, návodů a vodítek regulátora. Protože se jedná o celoevropské nařízení, je znění GDPR zákona finální a závazné i v České republice. Některé aspekty, např. věkovou hranici dětí či úlevy pro malé podnikatele, může v mezích GDPR nařízení ještě upřesnit český Úřad na ochranu osobních údajů. Asociace na webu www.lepsi-reseni.cz průběžně aktualizuje přehled komentářů ÚOOU a seznam dodavatelů informačních systémů, kteří jsou schopni pomoci se zavedením nových požadavků na ochranu a zpřístupnění osobních údajů.

 

Rozesílání newsletterů a GDPR

Tak jako pro všechna zpracování osobních údajů je potřeba mít pro zpracování osobních údajů nějaké zákonné oprávnění, je takovéto zákonné oprávnění nutné i při zpracování osobních údajů za účelem hromadného rozesílání newsletterů prostřednictvím e-mailů.

 

Oprávněný důvod pro zasílání obchodních sdělení je v případě, že jsou zákazníkovi, který již nakoupil nějaké zboží či služby, nabízeny doplňkové služby či výrobky související s předcházející transakcí a lze předpokládat, že zákazník může takovouto komunikace očekávat. V ostatních případech je pro zasílání newsletterů potřeba nejprve souhlas subjektu údajů za účelem zpracování jeho osobních údajů pro tyto účely.

Aby byl udělený souhlas platný, musí splňovat podmínky, které GDPR stanovuje. Souhlas musí být výslovný, prokazatelný, informovaný a nesmí být ničím podmíněný. Žádost o takovýto souhlas musí být srozumitelný a musí obsahovat popis účelu zpracování, způsob zpracování a informací, kdo a po jakou dobu osobní údaje zpracovává a jak jsou tyto údaje chráněny. Každý subjekt údajů musí být ještě informován o svých právech, zejména pak že souhlas lze kdykoliv odvolat a jakým způsobem.

http://dataosobni.cz/2018/05/28/rozesilani-newsletteru-a-gdpr/

http://dataosobni.cz/zakladni-pojmy/

http://dataosobni.cz/povinnosti/